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Comment bien envoyer un mail ?

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  • Dernière modification de la publication :4 février 2024

Image d’illustration Dall-E 3

Bien rédiger ses emails

Un mail, c’est pratique, c’est rapide et c’est devenu le principal moyen de communication en entreprise. Moins formel que la lettre, on oublie parfois de respecter quelques règles simples pour le rendre efficace. Voici quelques bonnes pratiques à utiliser que ce soit en milieu professionnel ou dans vos correspondances personnelles.

Les destinataires de votre mail

Ça peut paraître évident, mais limitez votre envoi aux seules personnes réellement concernées par votre mail. On reçoit tous beaucoup de mail chaque jour, évitons d’encombrer les boîtes de réception (et de polluer la planète) avec des informations inutiles.

L’objet de votre Mail

Il doit être concis et très clair. On doit savoir de quoi il s’agit sans avoir besoin d’ouvrir le mail pour lire le contenu détaillé. 

N’oubliez pas que vos mails peuvent être reçus sur de nombreux appareils dorénavant, ordinateurs, bien entendu, mais également tablettes, smartphones, etc. Un objet court vous garantira qu’il s’affiche correctement partout. Pour bien faire, votre objet doit être :

► une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué) ;

► une phrase sans article (un/une, le/la, les) ;

► une phrase sans mot de liaison ;

► une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).

Le contenu de votre mail

1 mail = 1 sujet.

Il faut absolument éviter les mails fourre-tout dans lesquels vous abordez de nombreuses choses qui n’ont rien à voir entre elles et qui peuvent, de surcroît, multiplier le nombre de destinataires.

La rédaction de votre mail

En premier doit immédiatement apparaître l’information principale. Le complément direct de l’objet.

Les autres informations suivront par ordre décroissant d’importance. 

Notre cerveau est ainsi fait, « la première partie d’une phrase est mieux lue que ce qui suit. Ainsi sur une phrase de 40 mots, on ne retient que 30% de la première partie et quasi rien de la seconde ».

Terminer votre mail

Vous devez introduire une brève formule de courtoisie à la fin de votre mail. En fonction de la personne à qui vous vous adressez, utilisez une formule adaptée. On ne converse pas de la même manière avec un ami, un supérieur hiérarchique, un fournisseur ou un client.

Si « Bises », « à plus », « salut » sont des formules adaptées à vos amis et à la famille, mieux vaut utiliser des formules plus châtiées pour vos emails professionnels. 

La formule la plus passe-partout est « Cordialement » qui conviendra en toutes circonstances. Et pour être certain de ne pas l’oublier, pourquoi ne pas l’insérer automatiquement dans votre signature ?

L’orthographe

Dans la mesure où votre mail est destiné à transmettre une information claire et efficace, la première chose à vérifier pour s’assurer d’être bien compris, c’est l’orthographe. 

GMail possède un correcteur intégré pour l’orthographe et la grammaire qui s’améliore de jours en jours et il vous signale les fautes qu’il détecte au fur et à mesure de votre rédaction. 

Les fautes d’orthographe sont soulignées en rouge et les fautes de grammaire en bleu. Cependant, il n’est pas infaillible et une petite relecture avant d’appuyer sur le bouton Envoyer n’est jamais de trop. 

Il existe par ailleurs de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à éviter les fautes orthographiques ou grammaticales. Le plugin MerciApp est une solution qui s’intègre à votre navigateur par exemple. Il existe aussi des logiciels tiers comme Antidote. Un peu cher mais indispensable si votre métier consiste à écrire. Les possibilités de manquent pas pour être certain de ne plus envoyer de mails truffés de fautes.

Les Champs De, A, CC & CCi

il n’est pas rare que je rencontre des utilisateurs qui ne savent pas vraiment à quoi servent exactement ces champs et comment les utiliser au mieux. le champ le plus concerné par cet état de fait est sans conteste le champ cci. Explications.

Quelque soit le logiciel de messagerie que vous utilisez, vous aurez tou jours accès à ces 4 champs :

Le Champ « De: » Émetteur.

C’est le champ dans lequel on indique l’adresse email émettrice. 

En général, ce champ ne pose aucun problème, c’est votre propre adresse email qui apparait ici lorsque vous composez un message.

À noter que si vous gérez plusieurs adresses email au sein de votre messagerie, vous pourrez choisir une autre adresse.

Le champ « A: » Destinataire

Ce champ reçoit le ou les destinataires directs. 

En général, on ne met qu’une seule personne ici, la personne qui va effectivement vous répondre, celle que vous interrogez.

Le champ « Cc: » Copie Conforme

En vrai, Cc: veut dire Carbon Copy, soit, copie carbone en français. 

Si vous avez moins de 40 ans, la copie carbone est probablement un concept que vous ne connaissez même pas mais sachez que c’était la seule façon de faire une copie simplement et rapidement avant l’invention du photocopieur (et du mail d’ailleurs).

Une feuille imprégnée d’encre était placée entre deux feuilles de papier de manière à ce qui est écrit sur la feuille du dessus soit reproduit à l’identique sur la feuille du dessous.

Ce champ est donc prévu pour accueillir les adresses email des personnes que vous voulez tenir informées de l’échange et qui recevront alors une copie de votre message.

Le Champ Cci: Copie Conforme Invisible

Le champ Cci: permet de mettre des personnes en copie sans en informer les personnes qui sont dans les champs A: et Cc:

Certaines messageries obligent à remplir le champ A: et ne permettent pas d’utiliser exclusivement le champ Cci:. Dans ce cas, placez votre propre adresse email dans le champ A:.

Usage à titre personnel

À titre personnel, on arrête d’en-voyer des mails avec 50 adresses en clair dans les champs A: ou Cc:. Utilisez le champ Cci:.

Pourquoi ? et bien parce que vous ne savez pas ce que vos destinataires vont faire de ces adresses. 

Envoyer du Spam ? Vendre ces adresses ? Y avez-vous pensé ?

Peut-être aussi que le destinataire de votre email utilise un réseau wi-fi non sécurisé au moment où il consulte sa messagerie ; une vraie plaie ! ne vous connectez JAMAIS aux réseaux wi-fi publics !

Une adresse email c’est personnel et je peux vous garantir que la grande majorité de vos contacts verra d’un très mauvais œil que vous donniez ainsi leur adresse à une multitude de gens qu’ils ne connaissent pas.

Une autre raison, sans doute la plus importante :  lorsque vous envoyez un email, son contenu n’est pas chiffré et il est transmis « en clair » au destinataire avec tout ce qu’il contient. C’est aussi le cas pour les adresses qui vont donc circuler « à l’air libre » sur Internet.

Internet regorge de robots et de logiciels dont le seul et unique but est de capturer les adresses email et d’une manière générale toutes les informations personnelles et privées qui y circulent. Ainsi vous aidez un malfaisant quelque-part en lui offrant purement et simplement de nouvelles adresses à utiliser pour ses spams ou autre tentatives de phishing…

Si vous voulez en savoir plus sur le phishing, je vous invite à lire mon article sur le sujet.

Usage de Cci: à titre professionnel

Vous envoyez une demande de devis à trois prestataires différents. Plutôt que de faire partir trois mail, rédigez un mail générique et placez les trois adresses dans le champ Cci:.

Chacun recevra une copie de votre mail sans avoir connaissance des autres prestataires qui sont dans la course.

Un usage discutable :

Un autre usage courant du Cci: est de permettre de discrètement associer quelqu’un à un message.

Le destinataire officiel ne sait pas que ce message est également partagé avec un tiers ce qui peut fausser son action plus tard et même créer quelques conflits.

Attention cependant si vous utilisez cette méthode, personne ne saura que vous avez envoyé un message à la personne qui était cachée dans le Cci:, mais par contre, si cette personne clique sur Répondre à tous, elle sera dévoilée, et c’est là que commenceront les problèmes.

Le saviez-vous ?

Une adresse mail professionnelle a le caractère d’une donnée personnelle. 

Une entreprise a le devoir d’assurer la confidentialité des adresses mail de ses correspondants. On voit ici tout l’intérêt en entreprise de créer des listes de diffusion pour éviter de disséminer des dizaines d’adresses mails à chaque envoi.

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