Utilisation de Google SPACES

Introduction

Les espaces de travail ont eu plusieurs vies dans Google depuis leur lancement en 2016. Aujourd’hui, Google Spaces est une fonctionnalité intégrée à Google Chat qui permet aux utilisateurs de se rassembler autour d’un sujet, d’un projet ou d’une équipe. 

Ces espaces sont donc des zones de conversation centralisées où les utilisateurs peuvent partager des fichiers, des tâches et des informations.

Accéder à Google Spaces

Pour commencer, voyons comment accéder à cet outil qui n’est pas mis en évidence. Comme je le disais, c’est une fonction intégrée à Google Chat.

Si vous lancez Google Chat, via le lanceur d’applications de Google qui se situe en haut à droite sur l’écran de votre messagerie GMail … 

… vous verrez deux menus sur la gauche de l’écran de Google Chat : 

• Discussions
• Espaces

Mais, il y a une manière plus simple d’accéder à Spaces !

Rendez-vous dans votre messagerie GMail. Dans la colonne de gauche, vous avez les informations habituelles liées à votre messagerie.

Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de votre écran, et dans le menu Chat et Meet qui s’affiche, cliquez sur le lien Personnaliser.

Cochez la case Google Chat (et Google Meet si vous le souhaitez) et validez par OK.

De retour dans GMail, vous allez voir apparaître une nouvelle colonne qui contient 4 icônes : 

• Mail
• Chat,
• Spaces,
• et Meet.

Bien, maintenant que nous savons comment accéder à Google Spaces, voyons comment l’utiliser.

Créez votre ESPACE

Pour créer son espace, rien de plus simple, il vous suffit de glisser votre curseur sur l’icône Spaces, et de cliquer sur Nouvel espace puis Créer un espace.

L’étape suivante consiste à donner un nom à l’espace et une description facultative. 

Ne mettez pas un nom trop long pour mieux visualiser le nom de l’espace plus tard. Anniv Loïc est plus efficace que Anniversaire de Loïc.

Dès maintenant, vous pouvez inviter une ou plusieurs personnes à votre espace en saisissant leur adresses email. Pas d’inquiétude, vous pourrez y revenir plus tard.

Une fois ces informations saisies, cliquez sur Créer.

Vous arrivez sur la page principale de votre Espace qui vous donne accès à trois onglets : 

• Chat,
• Fichiers,
• Tâches.

Ajouter un membre

Pour ajouter un membre, cliquez sur l’espace puis sur le petit menu à droite du nom de l’espace et sur l’option Gérer les membres…

… puis cliquez sur le bouton Ajouter.

Ajouter une ou plusieurs adresses dans la zone de saisie et valider par un clic sur le bouton Ajouter.

Dans la fenêtre de gestion des membres, une distinction est faite entre les invités et les membres. Tout simplement, un invité est une personne qui n’a pas encore accepté votre invitation. Elle ne sera membre qu’une fois qu’elle aura accepté l’invitation.

Le module de Chat

La Chat de l’espace permet à tous les membres de suivre un fil de discussion propre à cet espace. À chaque fois qu’un membre poste un message, tous les membres de l’espace sont immédiatement prévenus : 

• par une petite Popup qui apparaît au bas à gauche de l’écran de la messagerie GMail 
• ainsi que par une petite pastille sur l’icône de Spaces.

L’éditeur enrichi

Le chat de votre Space accepte des caractères enrichis, et même des liens. 

Si vous êtes un adepte des raccourcis clavier, vous pourrez les utiliser : 

• Cmd-B pour mettre du gras ;
• Cmd-I pour mettre en italique ;
• Cmd-U pour souligner ;
• Cmd-K pour placer un lien.

Les utilisateurs d’ordinateurs tournant sous Windows devront remplacer la touche Commande (Cmd) par la touche Contrôle (Ctrl).

Et puis pour ceux qui n’aiment pas les raccourcis clavier, il suffit de cliquer sur le petit A souligné pour accéder à toutes ces options de mise en forme. Il vous faudra de toute manière en passer par là si vous voulez mettre des puces.

Pour s’amuser

Ce n’est évidemment pas une fonction majeure mais on peut placer des émoticônes et des Gif animés dans les conversations. 

Programmer un rendez-vous

Depuis le Chat de votre espace, vous pouvez programmer un Rendez-vous dans les agendas de tous les membres. 

Cette fonction est disponible pour tous les membres de l’espace et pas seulement pour le propriétaire. Plus besoin de se concerter durant des heures ou de multiplier les canaux de communication pour convenir de la prochaine réunion de travail !

Pour programmer un rendez-vous, cliquez sur le petit PLUS à gauche de la zone de saisie et cliquez sur Invitation Agenda.

Remplissez les informations de la même façon que vous le feriez dans votre Agenda Google et validez en cliquant sur le bouton Enregistrer et Partager.

Initier une visio conférence

Bien entendu, Google Meet est de la partie et vous pouvez d’un simple clic initier une visioconférence à laquelle tous les membres de l’espace seront instantanément conviés. Super pratique.

Pour celà, il suffit de cliquer sur l’icône Ajouter une visioconférence et valider votre message. Une fois la visio amorcée, cliquer sur l’image Participer et vous voila connecté.

Les fichiers

Un des intérêts principaux de Spaces est de pouvoir centraliser et partager des fichiers avec tous les membres de l’espace. Bien sûr, tous vos documents Google peuvent être partagés, mais au travers de l’Espace, ils sont automatiquement partagés avec tous les membres, ce qui évite de devoir gérer le partage document par document. 

Plus encore, ça vous évite de devoir mettre x documents à jour à chaque fois que vous souhaitez le partager à un petit nouveau. Il suffit d’ajouter un nouveau membre à l’espace pour lui donner immédiatement accès à tous les documents partagés au sein de l’espace.

Envoyer un fichier

À tout moment, on peut envoyer un document depuis la fenêtre de Chat. Ce document sera immédiatement disponible dans la section Fichiers pour tous les membres de l’espace.

Cliquez sur le petit PLUS à gauche de la zone de saisie et cliquez sur Joindre des fichiers Google Drive. Vous aurez alors le choix entre Importer un fichier depuis votre ordinateur ou partager un fichier déjà présent dans votre Google Drive.

Vous pouvez faire la même chose depuis l’onglet Fichiers en cliquant sur le bouton Ajouter un fichier.

Bien entendu, vos fichiers ne changeront pas de place et ils demeurent votre propriété. Ils seront simplement partagés et donc accessibles aux autres membres de l’Espace.

Ça veut dire que tout membre de l’espace pourra copier et télécharger les fichiers que vous mettez à disposition. C’est le but premier de l’espace me direz-vous, mais c’est toujours bon à rappeler quand même, soyez prudent avec ce que vous partagez !

Gérer les fichiers

Organiser ses fichiers

La zone Fichiers peut devenir compliquée à gérer si les fichiers sont en grand nombre. On ne peut pas créer de dossier ni modifier l’ordre d’affichage des fichiers, ce qui est assez étonnant de la part de Google si vous voulez mon avis, d’autant que les tâches que nous verrons plus tard  bénéficient d’options de tri. Il doit certainement y avoir une très bonne raison à celà.

Les fichiers sont listés par date d’ajout. Les derniers fichiers ajoutés apparaissent donc en tête de liste.

Cependant, tous les membres de l’espace ont la possibilité de placer un raccourci des documents où ils le souhaitent sur leur propre Google Drive, et donc au sein d’une arborescence qu’ils maîtrisent. 

Pour créer un raccourci, cliquez sur l’icône Ajouter un raccourci à Drive et choisissez l’emplacement le plus adéquat pour vous.

Et voila, plus besoin de chercher. 

Modifier les accès

Pour le propriétaire, il est possible à tout moment de modifier les droits d’accès sur un fichier. Depuis Google Drive, un clic sur le bouton Partager et nous voici devant la fenêtre de gestion des droits. 

Si vous révoquez un accès, le fichier apparaîtra toujours dans la liste des fichiers de l’espace mais ne sera plus disponible pour les membres. 

Supprimer un fichier

On ne peut pas supprimer un fichier depuis Space. Si vous voulez supprimer un fichier, c’est depuis votre Google Drive qu’il faudra le faire. Comme pour les accès révoqués, le fichier apparaîtra toujours dans les fichiers de l’espace mais ne pourra plus être consulté.

Le gestionnaire de tâches

Voici une fonction particulièrement intéressante lorsque les membres de l’équipe doivent s’acquitter de différentes tâches. Grâce au gestionnaire de tâches, tout le monde sait ce que chacun doit faire ! Un outil puissant pour ne rien oublier !

Pour créer une tâche, rendez-vous dans l’onglet Tâches et cliquez sur Ajouter une tâche.

Pour chaque tâche vous pouvez indiquer une date et une heure butoir ce qui aura pour effet d’indiquer le nombre de jours de retard dans la liste si la tâche n’est pas exécutée durant le temps imparti.

Enfin, et surtout, vous pouvez attribuer la tâche à un membre de l’équipe. 

Les tâches apparaissent alors dans la liste des tâches, visibles de tous et sont également accompagnées d’un petit message dans le fil de discussion. 

Une fois que vous avez réalisé la tâche, cochez-la et elle apparaîtra au bas de l’écran, rayée et affichée comme terminée. 

Voila c’est tout pour ce petit tuto, j’espère que vous aurez appris des choses et mêm découvert un outil de l’écosystème Google qui vous était jusqu’alors inconnu 😉

Restez curieux !