Ne plus jamais oublier un “anniv” avec Google Agenda

Introduction

Il existe une multitude de solutions pour ne pas oublier les anniversaires. Votre mémoire, un calepin, divers logiciels, certains sites spécialisés, la liste est longue.

Mais si vous avez un compte Google alors vous avez deux outils redoutables à votre disposition : Google Contacts et Google Agenda.

Je vous explique dans ce court tutoriel comment renseigner les dates d’anniversaire dans vos fiches contacts et comment créer un agenda dédié (et partageable) pour mettre en place un système d’alertes aussi simple qu’il est efficace ! Après ça vous n’aurez plus aucune excuse pour avoir oublié un anniversaire ! 

Renseigner l’anniversaire dans la fiche contact

Peut-être ne le savez-vous pas, mais vous pouvez ajouter de nombreuses informations dans les fiches contacts de votre compte Google.

Pour créer un contact, depuis votre écran GMail, cliquez sur le bouton Applications Google et sur l’icône Contacts.

La liste de vos contacts apparaît, cliquez sur Créer un contact.

La liste des champs disponibles sur la fiche contact est restreinte :

• le prénom,
• le nom,
• l’entreprise,
• la fonction, 
• l’adresse email,
• le téléphone,
• et un petit champ pour écrire une note.

Mais vous pouvez renseigner beaucoup plus de choses, pour ça, cliquez sur le lien Plus en bas de la fiche.

Je ne vais pas dresser ici la liste complète des champs disponibles car ils sont nombreux et en plus vous pouvez créer vos propres champs personnalisés si ceux qui vous sont fournis ne suffisent pas. Je vous laisse découvrir. 

Ici on va s’intéresser à deux champs : 

• le champ anniversaire, et
• le champ événement.

le champ anniversaire 

Comme son nom l’indique, ce champ est prévu pour accueillir la date d’anniversaire de votre contact.

Ce champ est unique, vous ne pouvez pas créer plusieurs Anniversaires (logique quand on y pense, on ne naît qu’une fois).

Saisissez une date dans ce champ et elle apparaîtra désormais dans votre fiche contact, mais pas que !

Le champ Événement

Le champ événement est aussi prévu pour accueillir une date, et même plusieurs car vous pouvez créer plusieurs événements dans votre fiche contact. Une date de décès, un date d’obtention de diplôme, la date du permis de conduire, etc.

Pour saisir par exemple la date de décès d’un contact, indiquez cette date dans le champ événement puis dans le champ libellé, indiquez Décès.

Pour créer un autre événement, il vous suffit de cliquer sur le petit plus à droite du champ. Créez autant de dates que nécessaire !

Anniversaires et événement dans Google Agenda

Dans Google Agenda, vous avez un agenda basique qui est créé automatiquement et qui se nomme Anniversaires. Je reviendrai sur le terme basique un peu plus tard. Cet agenda affiche simplement les dates qui sont saisies dans vos fiches de contact. Par exemple, ici, on voit l’anniversaire de Jean Gabin…

Et sa date de décès.

Attention, âmes sensibles s’abstenir. Le moteur sémantique de Google pourtant si puissant n’a pas été implémenté dans la “lecture” des libellés de vos événements et le mot Décés ne sera pas accompagné d’un habillage sombre ou triste. Les événements sont considérés comme des choses à ranger dans la catégorie Anniversaires et le décès de Jean Gabin s’affiche ici de façon colorée et comme “un grand jour pour Jean Gabin”…

Nul doute que ce sera corrigé dans une prochaine mise à jour.

Mettre en place des alertes

Maintenant vous savez mettre des dates dans votre fiche contact.

Mais ce que l’on veut aujourd’hui c’est mettre en place un système d’alertes pour ne pas oublier les dates importantes.

Avec la date qui s’affiche toute seule dans l’agenda, nous avons déjà un premier outil, mais si on a pas les yeux sur l’agenda, on risque quand même de passer à côté. 

Comme je le disais plus haut, cet agenda Anniversaires est basique et mériterait d’être amélioré. En effet, je vois deux problèmes majeurs avec cet agenda :

• Il n’est pas possible de programmer une alerte sur les dates qu’il affiche,
• Il n’est pas possible de le partager.

Qu’à cela ne tienne, on va créer notre propre agenda qui corrigera ces deux problèmes ! 

Créer un Agenda personnalisé pour les anniversaires

Tout ce qui est expliqué ici peut être fait dans votre propre agenda, sans besoin d’en créer un spécifique. Si vous êtes seul à le consulter, ça ne posera pas de problème. 

Mais si vous avez envie de partager l’agenda avec la famille par exemple, un agenda dédié est plus pertinent, ça évite que tout le monde puisse consulter tous vos rendez-vous… 

“Salut Papy, bon courage pour ton rendez-vous chez le proctologue que j’ai vu dans ton agenda samedi prochain !”

Vous voyez le genre …

L’autre avantage de créer un agenda spécifique réside aussi dans la possibilité d’utiliser des options d’alerte par défaut qui vont s’appliquer automatiquement à tous les événements créés, mais nous verrons ça plus tard dans l’article.

Créer l’agenda

Sur la gauche de l’écran apparaît la liste de vos agendas. Pour en créer un nouveau, cliquez sur le petit symbole + puis dans le menu choisissez Créer un agenda.

Donnez un nom à votre agenda et une éventuelle description.

Partager l’agenda

Pour partager l’agenda avec des membres de votre famille, il suffit d’indiquer leur adresse email dans la section Partager avec des personnes en particulier.

Affichez les paramètres de l’agenda :

Puis dans la section Partager avec des personnes en particulier, indiquez l’adresse email de la personne avec qui vous souhaitez partager votre agenda.

Pensez à régler le niveau des droits :

• Affichage des infos de disponibilité uniquement,
• Afficher le détail des événements,
• Modifier les événements (aux personnes de confiance),
• Ajouter des modifications et gérer le partage (aux personnes de confiance ++).

Programmer les alertes par défaut

Lorsque l’on programme un événement dans son agenda, on peut programmer des notifications et des emails de rappel pour cet événement précis, de façon individuelle. 

Mais on peut également mettre en place ces mêmes notifications de façon globale.  Les alertes s’appliquent alors par défaut à tous les événements de l’agenda.

C’est cette option que nous allons utiliser. Ainsi il ne sera pas nécessaire de refaire le travail de programmation des alertes pour tous les événements que nous allons créer.

Catégories d’événements

Il y a deux catégories d’événements dans Google agenda. 

• Les événements qui se déroulent à une heure précise durant un certain temps (exemple des rendez-vous, des réunions, etc.), 
• les événements qui durent toute la journée : exemple les anniversaires. 

Dans les options de l’agenda, on peut programmer des alertes en faisant le distingo entre les  événements standards et les événements qui durent toute la journée.

Notre agenda personnalisé sert à stocker des anniversaires. Un événement qui dure toute la journée donc. Nous allons programmer des alertes pour cette catégorie d’événement.

Programmer les alertes par défaut pour les événements “toute la journée”

Toujours dans les paramètres de l’agenda, repérez la section Notification des événements toute la journée.

Ici nous allons programmer les alertes par défaut qui seront automatiquement ajoutées à tous vos événements (ce qui vous évitera de faire la manip à chaque fois que vous rentrez une nouvelle date anniversaire).

Cliquez sur le bouton Ajouter une notification.

Google agenda permet d’ajouter jusqu’à 5 notifications par événement et pour chaque notification, vous pouvez choisir entre :

• une notification,
• un email. 

Pour ma part, j’ai choisi de recevoir un mail (mais utilisez une notification si vous préférez) à la fréquence suivante :

• à 10:00, 7 jours avant la date je reçois un mail ;
• puis 4 jours avant ;
• puis 3 jours avant ; 
• puis 2 jours avant ; 
• puis 1 jour avant.

Une fois ces réglages réalisés, je n’aurais plus besoin de répéter cette opération à chaque anniversaire. 

Créer un événement Anniversaire

Nous allons créer un événement pour l’anniversaire de Jean-Paul Belmondo. Il est né le 9 avril 1933.

Une astuce à connaître

• Si vous cliquez dans la zone des plages horaire, vous créez par défaut un événement standard,
• Si vous cliquez juste sous la date, dans la zone “GMT”, vous créez un événement “Toute la journée”.

Bien sûr c’est modifiable également au moment ou vous remplissez les détails de l’événement, mais c’est toujours un clic de gagné 😉

Créer sur le bon agenda

Lorsque vous cliquez sur l’agenda, la fenêtre de création d’événement utilise votre agenda par défaut. La première chose à faire est donc de préciser sur quel agenda cet événement doit être créé. Ici, mon agenda par défaut est Kitcreanet. Je change pour ANNIV.

Immédiatement, les alertes programmées par défaut pour cet agenda s’affichent.

Programmer la récurrence

Ce sont des anniversaires, nous allons donc demander à reprogrammer cette alerte tous les ans à la même date.

Cliquez sur “Une seule fois” …

… et choisissez la nouvelle fréquence : ici tous les ans le 9 avril.

Cliquez sur Enregistrer.

Un événement vient d’être créé tous les ans le 9 avril avec toutes les alertes programmées.

Vous allez donc recevoir vos alertes directement dans votre boîte e-mail ! Fini les anniversaires oubliés !

Le mot de la fin 

Voilà, j’espère que ce petit tuto vous aura appris des choses et que grâce à ces nouvelles connaissances, vous n’oublierez plus jamais d’anniversaire !

Bien entendu, rien ne vous empêche de créer des alertes pour tous types d’événements. A vous de voir selon vos besoins.

Mise à jour du 16/12/2023

Google n’a pas été au bout mais…

C’est dommage que Google n’ait pas implémenté cette fonctionnalité directement dans les dates d’anniversaire des contacts. En effet, Contact crée bel et bien un événement dans l’agenda mais cet événement n’est pas modifiable et on ne peut donc pas y associer d’alerte comme nous venons de le voir sur un événement créé de toutes pièces.

Un visiteur du site m’a demandé : à quoi bon continuer à enregistrer les dates d’anniversaire dans les fiches contacts en ce cas ? La question peut se poser en effet… Et bien pour plusieurs raisons.

D’abord, avoir une fiche contact à jour,

Puis, pour pouvoir utiliser cette astuce fournie par (Mathias, il se reconnaitra), et à laquelle nje n’avais pas pensé (même si j’ai fait cette manip des dizaines de fois dasn d’autres circonstance !).

Lorsque l’anniversaire de votre contact apparait dans votre agenda, (grâce au fait que vous l’avez renseigné dans sa fiche contact), un simple clic suffit pour copier cet événement dans l’agenda dédié. Si vous avez bien suivi les différentes étapes décrites ici, vous avez donc en un clic un nouvel anniversaire avec toutes vos alertes !

Merci Mathias !