Import export et mise à jour de Produits dans WooCommerce

Import export et mise à jour de Produits dans WooCommerce

Introduction

La création des produits dans votre boutique WooCommerce est une opération simple qui peut se faire manuellement dès lors qu’il s’agit de créer une dizaine de produits. Mais quand le besoin concerne plusieurs centaines, voire plusieurs milliers d’articles, sans même parler des variations, cette tâche peut rapidement devenir très chronophage. Heureusement, depuis la version 3.1 de WooCommerce, il est possible de faire toutes ces opérations en masse via une procédure d’import de fichiers CSV. Vous pourrez ainsi créer mais également mettre à jour tous vos produits beaucoup plus rapidement que si vous deviez le faire à la main. Visite guidée.

Ce document décrit les différentes opérations d’import, d’export et de mise à jour de vos produits dans votre boutique WooCommerce.

Il s’appuie sur les instructions disponibles sur le site officiel de WooCommerce.

Prérequis

Les réglages de la boutique

Pour pouvoir effectuer vos opérations d’import exports de produits dans de bonnes conditions, la configuration de votre boutique doit être complète et les éventuels attributs doivent avoir été préalablement créés dans votre boutique WooCommerce (couleurs, tailles, etc.).

L’identification de vos produits

Il est nécessaire de mettre en place une procédure d’identification unique de vos produits (n° de code, n° de série, etc.). Cette information sera utilisée dans votre boutique en tant qu’unité de gestion de stock, c’est-à-dire un code qui identifie de manière unique chacun de vos produits.

Selon que votre boutique est configurée en français ou en anglais, cette unité de gestion sera appelée UGS (Unité de Gestion du Stock) ou SKU (Stock Keeping Unit). 

Le format du fichier d’import

Le fichier que vous allez utiliser pour vos imports doit répondre aux caractéristiques suivantes :

  • format CSV avec séparateur virgule ;
  • encodage de votre fichier au format UTF-8 ;
  • Les chaînes de caractère qui contiennent un virgule doivent être entourées de guillemets.

Comment générer un fichier au format d’encodage UTF-8 ?

Si vous travaillez sur Google Drive, c’est le format CSV par défaut.

Téléchargez votre fichier via la commande Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules (.csv)

Vous pouvez aussi utiliser Libre Office qui vous permet de sélectionner le format de sortie que vous voulez (et donc l’UTF-8).

Numbers sur Mac, gratuit

Si vous êtes sur Mac, vous pouvez utiliser Numbers (gratuit sur le Mac App Store) qui vous permet d’exporter dans de nombreux formats dont le CSV UTF-8.

Dans le menu fichier, exporter vers > CSV
Il ne reste plus qu’à choisir l’encodage du fichier UTF-8

Vous pouvez aussi utiliser Libre Office qui vous permet de sélectionner le format de sortie que vous voulez (et donc l’UTF-8).

C’est très similaire dans Libre Office
On précise d’utiliser le format CSV
Puis on indique UTF-8 – laissez les séparateurs par défaut

Faites des tests avec quelques produits avant toute opération d’import en masse !

Le fichier modèle

Il y a plusieurs façons d’obtenir un fichier modèle pour réaliser vos importations dans WooCommerce.

Exporter vos produits existants

C’est la façon la plus simple et la plus rapide. Exportez les produits déjà présents dans votre boutique. Vous obtiendrez alors un tableau au format CSV contenant toutes les colonnes nécessaires.

Si vous n’avez encore aucun produit, créez un produit test dans chaque catégorie :

  • un produit simple ;
  • un produit avec variation ;
  • un produit téléchargeable ;

Voir la section Export de produits.

Utiliser le modèle fournit par WooCommerce

Sur la page qui explique les différentes méthodes d’import export, WooCommerce propose un fichier au téléchargement.

Utiliser un fichier avec des données fictives

Sur cette même page, vous trouverez un lien qui pointe vers un fichier qui contient des données fictives.

Créer votre propre fichier 

Enfin, vous pouvez créer un fichier de toutes pièces en utilisant le schéma de construction fourni par WooCommerce.

Les champs WooCommerce

Le fichier CSV que vous allez utiliser pour importer vos données doit contenir à minima les champs suivants :

ID

L’ID est le numéro unique généré automatiquement par WooCommerce au moment de l’import. Le champ est facultatif lors de la création de produits mais sert d’identifiant unique lors de vos opérations de mise à jour. 

Les produits et les variations possèdent obligatoirement un ID unique généré par WooCommerce à la création du produit.

TYPE

Il y a 7 types de produits dans WooCommerce, le type de produit qui doit être saisi dans votre fichier CSV est ici indiqué en gras et entre parenthèses : 

  • Produit simple (simple) ;
  • Produit variable (variable) ;
  • Produit groupé (grouped) ;
  • Produit externe (external) ;
  • Produit téléchargeable (downloadable) ;
  • Variation de produit (variation) ;
  • Produit virtuel (virtual).

La colonne type peut contenir plusieurs types pour un seul et même produit (exemple : un produit simple et téléchargeable). Dans ce cas, les différents types doivent être séparés par une virgule. L’ordre dans lequel apparaissent les types de produit n’a pas d’importance.

Un produit simple et téléchargeable

Attention à bien vérifier dans votre fichier CSV UTF-8 que ces deux données sont bien placées entre des guillemets : « downloadable,simple » sinon vous aurez une erreur à l’import.

L’unité de gestion de stock

SKU (en) ou UGS (fr) : C’est un code unique qui identifie votre produit. Joue le même rôle dans WooCommerce que le Champ ID, il peut être utilisé pour identifier un produit avec précision en utilisant un code plus facile à comprendre (#RobeRefA0120).

Ne sera pas créé systématiquement à l’import si vous n’en mettez pas. À la différence de l’ID qui est au format nombre et qui est créé automatiquement par WooCommerce lors de la création d’un produit, l’Unité de gestion de stock peut prendre l’apparence que vous souhaitez. 

Exemple : #Robe_4578Rose ou Prod_ABC12…

Je vous recommande chaudement de créer des UGS pour tous vos produits et toutes les variations.

Nom

C’est le nom de votre produit. 

Les variations de votre produit seront nommées automatiquement par WooCommerce en utilisant le nom de votre produit suivi des attributs du produit.

Les variations sont nommées automatiquement

Publié

C’est le statut de publication de votre produit dans votre boutique. 3 choix possibles :

  • 1 : le produit est publié ;
  • 0 : le produit est privé ;
  • -1 : le produit est dans la corbeille.

Mis en avant ? 

Indique si le produit doit être mis en avant (Featured Products).

  • 1 : le produit est mis en avant ;
  • 0 : le produit n’est pas mis en avant.

Visibilité dans le catalogue

Affiche ou masque le produit au niveau du catalogue et des résultats de recherches :

  • visible : visible dans le catalogue et dans les résultats de recherche ;
  • catalog : visible dans le catalogue ;
  • search : visible dans les résultats de recherches ;
  • hidden : masqué.

Description courte

Texte court présentant le produit. Ce texte sera affiché dans la liste des produits (ex. catégorie, résultat de recherche).

Description

C’est un texte plus complet qui présente le produit en détail sur la fiche produit.

Date de début de promo

Permet d’indiquer une date de début pour une période de promotion.

À saisir sous la forme suivante : 

2021-03-15 10:00:00

L’heure est optionnelle, vous pouvez vous limiter à la date.

Date de fin de promo

Date de fin de la période de promotion.

État de la TVA

Information indiquant si on doit appliquer ou pas une TVA. 

Trois possibilités :

  • none : le produit n’est pas assujetti à la TVA ;
  • taxable : le produit est assujetti à la TVA ;
  • shipping : TVA uniquement applicable sur les frais de livraison.

Classe TVA

Choix de la classe de TVA (à choisir parmi les classes de TVA qui ont été créées dans la boutique).

Exemple : Standard, Reduced Rate

Pour les variations, cette données est fixée à “Parent”.

En stock ?

Indique si le produit est en stock ou pas :

  • 1 : présent en stock ;
  • 0 : absent du stock.

Stock

Indique la quantité de produit en stock. Laisser vide si on ne souhaite pas gérer le stock.

Montant de stock faible

Permet de fixer le seuil d’alerte en cas de stock faible.

Autoriser les commandes de produits en rupture ?

Permet d’autoriser ou pas une commande sur un produit en rupture de stock. 

  • 1 : oui, commande autorisée ;
  • 0 : non, commande non autorisée ;
  • notify : commande autorisée mais avec une notification au client.

Vendre individuellement ?

Cette option est utilisée dans le cas de vente de produits groupés et précise si ce produit peut être vendu individuellement. 

  • 1 : oui, ce produit peut être vendu seul ;
  • 0 : non, ce produit ne peut être vendu que s’il accompagne un autre produit.

Les quatre données suivantes sont facultatives mais seront nécessaires pour utiliser convenablement les classes de livraison des transporteurs.

Poids (kg)

Indiquez le poids du produit.

Longueur (cm)

Indiquez la longueur du produit.

Largeur (cm)

Indiquez la largeur du produit.

Hauteur (cm)

Indiquez la hauteur du produit.

Autoriser les avis clients ?

Souhaitez-vous que les clients puissent laisser un avis sur votre produit ?

  • 1 : oui
  • 0 : non

Note de commande

Permet d’indiquer une note envoyée au client lors de sa commande.

Exemple : Merci d’avoir acheté notre produit.

Tarif régulier

C’est le prix de votre produit. Attention à bien saisir le séparateur décimal conformément aux réglages de votre boutique.

Tarif promo

Tarif promotionnel.

Catégories 

Indiquez ici la catégorie à laquelle appartient votre produit. Si votre produit appartient à plusieurs catégories, séparez-les par des virgules. Pour indiquer une sous catégorie, utilisez le symbole >.

Exemple : e-book, e-book > Internet

Étiquettes

Si vous utilisez les étiquettes (tags) dans votre boutique.

Exemple : Tag 1, Tag 2

Classe de livraison 

Choix de la classe de livraison si vous en avez créé dans la boutique. 

Exemple : Objets fragiles.

Images

Images produits affichées dans la galerie. Vous pouvez indiquer ici plusieurs adresses pour les images, séparées par des virgules. La première image sera l’image principale pour le produit, les autres seront affichées dans la galerie. Je vous recommande de nommer vos images avec l’UGS du produit suivi d’un compteur.

Exemple : https:/kitcreanet.fr/wp-content/uploads/2021/03/#R1348.jpg

Limite de téléchargement

Concerne les produits téléchargeables. Permet de limiter le nombre de téléchargements (si vous voulez par exemple offrir un ebook à 100 personnes seulement).

Indiquez n/a pour ne fixer aucune limite.

Jours d’expiration du téléchargement

Permet de limiter le nombre de jours durant lesquels le lien de téléchargement va fonctionner.

Indiquez n/a pour ne fixer aucune date d’expiration.

Parent

Ce champ sert à identifier le Parent d’une variation. Il contient l’UGS ou l’ID.

Exemple : id:100, SKU-1

Produits suggérés

Permet d’indiquer les UGS des produits à associer pour une montée de gamme.

Ventes croisées

Indiquez ici les UGS des produits que vous souhaitez associer via la vente croisée. Ces produits sont affichés dans le panier d’un utilisateur, en fonction du contenu du panier.

URL externe :

Permet d’indiquer le lien de téléchargement d’un fichier stocké en externe pour le produit.

Exemple : https://monserveur.fr/download/url.zip

Libellé du bouton

 Texte affiché sur le bouton de téléchargement.

Position 

Ordre d’affichage (variations)

Nom de l‘attribut 1 

Nom de la variation produit (1 … à … X)

Exemple : Couleur

Si vous indiquez ici un Attribut qui n’existe pas, il sera créé lors de l’import.

Valeur(s) de l’attribut 1

valeurs de la variation produit 1 (1 … à … X)

Exemple : Bleu, Vert, Rouge

Si vous indiquez ici une valeur d’Attribut qui n’existe pas, elle sera créée lors de l’import.

Attribut 1 visible

visibilité de la variation produit 1 (1 … à … X)

1 : l’attribut est visible

0 : l’attribut est masqué

Attribut 1 global

L’attribut est-il global (concerne tous les produits) ou concerne t-il uniquement le produit importé ?

  • 1 : oui, il est global ;
  • 0 : non, il concerne uniquement le produit importé.

Attribut 1 par défaut 

Permet d’indiquer une valeur par défaut pour l’attribut. 

Exemple : Noir.

Les images

Il est possible d’importer les images en même temps que toutes les caractéristiques de vos produits. Cependant, ces images devront être envoyées au préalable sur un dossier de votre serveur Web.

Pour cela, connectez vous en FTP sur votre hébergement et déposez vos images dans un dossier dont vous noterez l’adresse URL complète.  

Nommage des images

Bien nommer vos images est important. Vous pourrez ainsi filtrer facilement vos images dans la bibliothèque de médias, mais surtout, il vous sera facile de nommer en masse vos photos pour tous vos produits. 

Le plus simple pour nommer vos images est de leur donner le même nom que l’UGS, suivi d’un numéro.

Exemple pour un article dont l’UGS est #R1347 :

  • #R1347_00000 (pour l’image principale)
  • #R1347_00001 (pour la première image de la galerie)
  • #R1347_00002 (pour la seconde image de la galerie)
  • etc.

Il existe de nombreux logiciels gratuits qui vous permettront de renommer en masse vos images. Sur MacOs, c’est intégré au système et vous pouvez lire un article à ce sujet dans ma base de connaissances.

Export de produits

Exporter vos produits est une opération très simple. 

Pour obtenir le fichier, rendez-vous dans l’administration de WordPress, puis dans la section WooCommerce / Produits.

Exportez tous vos produits en un seul clic

Cliquez sur le bouton Exporter, validez l’écran suivant en cliquant sur Générer le CSV.

Rien de spécial à indiquez ici, cliquez sur le gros bouton rose 😉

Import de Produits

Les colonnes du fichier csv d’import sont les mêmes pour tous les types de produits vendus dans la boutique. En fonction du type de produit, certains champs sont à prendre particulièrement en considération.

Importer un produit simple

Pour importer un produit simple, il suffit d’indiquer Simple dans la colonne Type.

Les produits simples peuvent être téléchargeables et/ou virtuels.

Un produit téléchargeable donne accès à un lien de téléchargement pour le fichier lors de l’achat. Un produit virtuel est un produit qui n’est pas expédié.

Un produit Simple, Virtuel et Téléchargeable

Importer un produit avec variations

Importer le produit principal

Le produit principal doit être de type Variable.

Importer les variations

Les variations de produit doivent être de type Variation et il doit y avoir une référence à UGS ou à l’ID dans la colonne Parent.

Le lien entre les variations et le produit variable

Mise à jour de produits

Pour mettre à jour vos produits, cliquez sur le bouton Importer de la section Produits de WooCommerce.

Pour lancer un import, cliquez sur le bouton Importer

Choisissez votre fichier CSV et cliquez sur la case Mettre à jour les produits existants et cliquez sur Continuer.

Ne pas oublier de cocher cette case pour les mises à jour !

WooCommerce affiche le contenu de votre fichier et vous propose de mapper (faire correspondre) les données à mettre à jour.

Colonne de gauche, ce sont les champs de votre fichiers qui sont listés (avec un exemple de donnée contenue dans le champ), colonne de droite, ce sont les champs WooCommerce.

Un extrait de la table de concordance

Pour chaque champ vous pouvez choisir le champ à faire correspondre ou Ne pas importer.

On peut mapper manuellement les champs

Lorsque vous avez terminé ces vérification, vous pouvez cliquer sur le bouton Lancer l’importation;

Et si tout a fonctionné correctement, WooCommerce vous gratifiera d’un joli message de confirmation.

Un travail rondement mené !

Clef de mise à jour

Pour que la mise à jour s’effectue correctement, WooCommerce recherche l’ID ou l’UGS de vos produits.

Vous pouvez préciser lors de l’import lequel des deux identifiants vous souhaitez utiliser (mapper) pour les mises à jour.

Le Nec plus ultra ? Utiliser les deux identifiants en simultané !

Si vous ne précisez rien lors de l’import et que WooCommerce trouve à la fois l’ID et LUGS, il faudra que les deux informations correspondent pour que la mise à jour puisse s’effectuer.

C’est une méthode très fiable pour doubler la fiabilité de l’import lors des mises à jour.

Si le couple UGS / ID est erroné, WooCommerce affichera un message d’erreur. Dans l’exemple ci-dessous j’importe un produit dont le couple ID / UGS n’est pas identique au produit dans la base de données.

Aïe, ça n’a pas bien marché cette fois-ci !

Si vous ne souhaitez utiliser que l’UGS, placer la colonne de droite sur Ne pas Importer pour l’ID (et inversement).

Conclusion

L’import et la mise à jour de vos produits dans WooCommerce n’a désormais plus de secrets pour vous. Comme toujours lorsqu’il s’agit de travailler sur une base de données, un minimum de rigueur est exigé.

La synthèse des points à ne pas oublier :

  • Paramétrez votre boutique entièrement avant de faire des opérations d’import / export / mise à jours ;
  • Veillez à bien utiliser un fichier encodé en UTF-8, séparateur virgule ;
  • Donnez un UGS unique à chacun de vos produits ;
  • Lors des mises à jour, utilisez le couple ID / UGS pour être certains à 100% de la qualité de la mise à jour ;
  • Testez toujours votre import / mise à jour sur quelques produits avant de lancer une opération en masse ;
  • Si vous le pouvez, travaillez sur une copie de votre site avant de faire les imports en situation réelle.

J’espère que cet article aura su répondre à vos questions concernant l’import, l’export et la mise à jour de vos produits dans WooCommerce.Et si vous avez une question, n’hésitez pas à me contacter.

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, vous pouvez m’en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée .

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