Introduction

Lorsque l’on démarre pour la première fois un logiciel de la gamme Microsoft Office, l’apparente facilité d’utilisation pousse souvent les utilisateurs à se jeter dans la phase de création sans vraiment apprendre à se servir du logiciel dans les règles de l’Art.

PowerPoint n’échappe pas à la règle tant son approche paraît simple. Nombreux sont les utilisateurs qui commencent à créer des présentations sans se douter qu’ils pourraient travailler beaucoup plus rapidement et efficacement en apprenant juste quelques fondamentaux.

En effet, après un peu de temps passé à apprendre les rouages du logiciel, ce sont des dizaines d’heures qui seront gagnées en production.

Cet article Créer et utiliser efficacement le masque des diapositives présente le rôle du masque, explique comment il va vous aider en tant que concepteur de présentations et comment il va aider les utilisateurs pour concevoir rapidement et efficacement des présentations conformes à votre charte graphique.

En bonus, je vous livre les dix commandements d’une bonne présentation PowerPoint.

Je vous souhaite une agréable lecture. 

Le masque des diapositives, tour d’horizon

Avant toute chose, posons nous la bonne question :

Qu’est-ce qu’un masque des diapositives ?

Tout utilisateur de PowerPoint a un jour entendu parler du Mode Masque, mais la plupart ne sait pas vraiment ce que c’est et encore moins comment l’utiliser efficacement. C’est pourtant un outil redoutablement efficace que tout concepteur de présentations se doit de connaître.

Le masque des diapositives est un ensemble de diapositives préformatées qui va vous permettre de travailler plus rapidement et de manière plus homogène, la mise en page de vos diapositives.

C’est une sorte de gabarit que vous pourrez créer et personnaliser de toutes pièces et qui va servir à construire plus aisément la présentation future.

Pourquoi dois-je travailler avec un masque ?

Il est tout à fait possible de travailler directement et de créer des diapositives ex nihilo. Ce sera probablement suffisant pour créer un diaporama de vos photos prises durant vos dernières vacances. Cependant, en milieu professionnel, ce mode de fonctionnement montre rapidement ses limites.

Prenons l’exemple des membres d’une équipe commerciale qui utilisent toujours le même modèle de présentation pour préparer leurs rendez-vous en clientèle.

L’identité graphique de l’entreprise doit être respectée et les diapositives créées par ces commerciaux doivent rester cohérentes d’une présentation à l’autre, en accord avec la charte graphique de la société.

Les commerciaux, quant à eux, doivent pouvoir se concentrer sur leur message et ne pas avoir besoin de passer du temps à faire de la mise en page.

Il n’est pas rare, d’ailleurs, que le commercial qui monte la présentation ne soit pas un utilisateur averti de PowerPoint et dans ce cas, le masque des diapositives joue un rôle important pour faciliter son travail.

Conserver la cohérence graphique, fournir une mise en page normée et automatisée, faciliter le travail des utilisateurs finaux, autant de raisons qui doivent vous inciter à travailler avec un masque des diapositives.

Masque versus Disposition

Il existe une confusion fréquente entre le masque des diapositives et les dispositions.

Le masque est la première diapositive qui apparaît en mode masque des diapositives. On reconnaît facilement cette diapositive spéciale par sa taille plus importante.

Sous le masque se trouve des Modèles de mise en page, ou Dispositions.

Le masque impacte toutes les dispositions.

Exemple : si vous voulez faire apparaître le logo de votre entreprise sur toutes les dispositions de votre présentation, il suffit de positionner le logo sur le masque et il apparaîtra immédiatement sur toutes les dispositions.

Sous le masque, on trouve les différentes dispositions (ou mises en page) basées sur le masque.

Les dispositions sont autant de mises en page différentes pour vos futures diapositives.

On peut créer plusieurs masques au sein d’une présentation PowerPoint, chaque masque possédant son propre jeu de dispositions.

Pour modifier le masque des diapositives, cliquez sur le menu Affichage puis choisissez Masque des diapositives

Le masque et ses dispositions apparaissent.

C’est le masque qui commande !

Si vous placez un logo sur le masque, il apparaîtra sur toutes les dispositions, et donc sur toutes les diapositives de votre présentation.

Qu’est-ce qu’un espace réservé ?

 Le masque des diapositives et ses dispositions contiennent des espaces réservés.

Les espaces réservés permettent d’imposer avec précision le positionnement des éléments que les diapositives devront contenir.

C’est un moyen simple et rapide de garantir l’homogénéité de toute votre présentation.

Ces zones sont prévues pour recevoir différents types de données : titres, blocs de texte, images, vidéo, graphiques, etc.

Dans l’exemple ci-dessous, la disposition est prévue pour recevoir 10 images. 10 espaces réservés de type image ont donc été positionnés.

L’utilisateur pourra placer ses images simplement en les faisant glisser sur les espaces réservés.

Il n’a pas besoin de se soucier du placement qui est géré par l’espace réservé.

Aidez les rédacteurs

Lorsque vous travaillez dans le mode masque des diapositives, vous pouvez saisir le texte que vous voulez dans ces espaces réservés.

Ces informations n’apparaîtront pas sur les diapositives au moment de la projection. Le texte que vous saisissez ne sert qu’à communiquer des informations avec la personne qui va effectivement créer les diapositives.

Rendre vos masques explicites

Si vous travaillez à plusieurs, les espaces réservés peuvent être agrémentés de textes d’aide qui renseigneront les utilisateurs de votre présentation sur la nature de ce qu’il doivent y placer.

 Calibrez et contrôlez la mise en page

Positionnez des espaces réservés pour les images afin de contrôler leur positionnement sur la page.

Ici, la disposition est prévue pour accueillir 10 images.

Besoin d’afficher plus d’images ?

Il suffit de changer la mise en page de votre diapositive en choisissant une autre disposition.

Les éléments déjà en place demeurent si des espaces réservés existent pour ce type de contenu.

Dans cet exemple, on passe de 10 à 15 images, les dix premières images ont été conservées et repositionnées après le changement de disposition.

Préparer le masque des diapositives

Le masque contient cinq zones particulières : Le titre, le bloc de texte, l’emplacement pour la date, l’emplacement pour le pied de page et l’emplacement pour le numéro de diapositive.

Le titre du masque

Sélectionnez le texte présent dans la zone de titre du masque et appliquez les enrichissements souhaités.

Le texte du masque

Le masque des diapositives permet d’enrichir les 5 niveaux de texte disponibles pour vos présentations. Vous pouvez utiliser des tailles de caractères différentes, des retraits, des puces, des alignements, etc.

Date, Pied de page et Numéro de diapositive

De la même manière que pour le texte, formatez ces différents éléments selon vos désirs.

C’est dans le masque que l’on règle l’apparence du pied de page, de la date et du numéro de diapositive. On décidera ensuite de faire apparaître ou pas ces différents éléments individuellement dans les dispositions.

Il n’est pas possible en mode Masque des diapositives de ne choisir qu’un seul des trois éléments du pied de page (c’est-à-dire la date, le pied de page et le numéro). C’est tout ou rien. C’est seulement lorsque vous travaillerez sur votre présentation, disposition par disposition que vous pourrez faire ce choix.

Disponibles partout

Ces cinq éléments pourront être affichés ou pas, selon vos besoins, sur chacune des dispositions créées par la suite.

Date, numéro de Diapo, Pied de page

Ces trois éléments bénéficient d’un traitement un peu particulier car ils doivent pouvoir être contrôlés par un utilisateur lambda via le menu Insertion > Date et heure et Insertion > En-tête et pied de page.

Et les autres emplacements réservés ?

Impossible d’insérer un autre type d’emplacement réservé sur le masque.

Cette commande est grisée et donc inaccessible !

C’est sur les dispositions que vous pourrez placer vos espaces réservés.

C’est le masque qui commande (bis) !

Les éléments Date, Numéro de diapositive et Pied de page ne seront pas disponibles sur vos dispositions s’ils ne sont pas activés au niveau du masque. Si vous envisagez d’utiliser ces informations dans vos dispositions, ne décochez pas ces cases.

C’est très souvent là l’origine des problèmes d’affichage de date et de numéro de diapositive que rencontrent certains utilisateurs qui ne comprennent pas pourquoi «ça ne s’affiche pas»…

Créer ou modifier une disposition

PowerPoint offre de nombreuses dispositions avec le masque par défaut.

Si aucune disposition ne convient pour votre diapositive, vous pouvez créer les vôtres.

Sur chaque disposition, vous pouvez décider d’afficher le titre, les pieds de page ou des espaces réservés.

Insérer un espace réservé de TITRE

Pour insérer un espace réservé de Titre, il vous suffit de sélectionner Titre dans le ruban en activant la case à cocher correspondante.

L’espace réservé de titre sera formaté sur la base du titre qui est présent dans le masque des diapositives. Ainsi il est inutile de préciser sur chaque disposition la manière dont est formaté ce titre.

Vous pouvez formater localement le titre comme bon vous semble, ce formatage ne sera alors valable que dans cette disposition.

Aidez le rédacteur avec des textes d’aide personnalisés

Ces textes n’apparaissent pas sur les diapositives durant la projection et ne sont destinés qu’à informer le créateur de la présentation du contenu qu’il doit insérer dans la zone de titre.

Par exemple, au lieu de « Cliquez et modifiez le titre », vous pouvez inscrire « Nom de cette section » ou « Indique ici ta BIG IDEA »…

Mise en forme du titre

Le titre apparaît avec la mise en forme prévue dans le masque.

Vous pouvez modifier à loisir la façon dont le titre apparaît dans la disposition. Vos réglages n’affectent que cette disposition et les diapositives créées grâce à elle.

Insérez les espaces réservés pour le pied de page

Pour insérer les espaces réservés aux pieds de page (date, pied de page, numéro de diapositive), il vous suffit de sélectionner Pieds de page dans le ruban en activant la case à cocher correspondante.

Notez le S à pieds. Il n’est pas possible ici de choisir un seul ou deux de ces trois éléments. Dans la mise en page d’une disposition, c’est tout ou rien !

En revanche, vous pouvez déplacer ces éléments pour les positionner à un autre endroit de la disposition ou même les supprimer. Cette action n’affecte que la disposition en cours.

Décochez et recliquer la case pour faire revenir les éléments de pied de page à leur place initiale (celle du masque).

Complément d’information concernant les pieds de page

Ne supprimez jamais les éléments de pied de page de vos dispositions sauf si vous êtes absolument certain que vous n’en aurez jamais besoin plus tard.

En effet, une fois supprimés de la disposition, il ne peuvent plus être affichés sur les diapositives qui dépendent de cette disposition sans de nouveau être obligé de modifier la disposition dans le masque.

Le plus simple est de les créer et de les formater comme bon vous semble, puis de décider au cas par cas, sur les diapositives, d’afficher ou non les éléments de pied de page.

Vous éviterez ainsi pas mal de crises de nerfs de la part des utilisateurs qui n’auront de cesse de s’écrier : « Mais bon sang de bonsoir, pourquoi diable mon numéro de diapositive ne s’affiche pas ? »

Afficher ou masquer…

…d’un simple clic, les éléments de pied de page.

Une fois affichés, vous pouvez les déplacer ou même les supprimer.

Si vous cochez puis décochez la case, les éléments reviennent à leur place d’origine.

Pour cela, ils doivent être actifs au niveau du masque.

Insérer un espace réservé pour placer une Image

Pour insérer un espace réservé pour une image, il vous suffit de sélectionner Image dans le menu Insérer un espace réservé du ruban.

Dessinez le bloc image aux dimensions que vous souhaitez et positionnez-le sur votre disposition.

Pensez à modifier le texte d’aide pour les utilisateurs de la présentation. Si vous créez une disposition avec deux blocs images par exemple, un pour recevoir la photo d’un consultant, l’autre pour recevoir le logo de l’entreprise qu’il représente, indiquez dans le texte d’aide quel bloc est censé contenir l’image du consultant, et quel bloc contiendra le logo.

Vous pouvez appliquer un effet à cet espace réservé, ils sera appliqué à l’image qui y sera déposée ultérieurement : un contour, un biseau, un reflet, une ombre, etc.

Une aide bienvenue

Logo à droite et photo à gauche ou photo à droite et logo à gauche ?

En utilisant les textes d’aide, vos utilisateurs ne se poseront pas de questions.

Truc de pros

Vous pouvez donner la forme que vous voulez à vos espaces réservés Image.

Insérez une forme sur votre disposition, placez un espace réservé image en arrière plan, sélectionnez les deux puis utilisez la commande Intersecter dans l’onglet Format de l’image > Fusionner les formes.

L’espace réservé et la forme fusionnent pour former un espace réservé à la forme souhaitée.

Les possibilités sont infinies.

Le secret pour que ça fonctionne ?

L’espace réservé doit se situer sous la forme, en arrière plan, et doit également être plus grand que la forme.

Ajouter un espace réservé pour un graphique

Pour insérer un espace réservé pour un graphique, il vous suffit de sélectionner Graphique dans le menu Insérer un espace réservé du ruban. Dessinez le bloc aux dimensions que vous souhaitez et positionnez-le sur votre disposition.

Ajouter un espace réservé pour un tableau

Pour insérer un espace réservé pour un tableau, sélectionnez Tableau dans le menu Insérer un espace réservé du ruban.

Ajouter un espace réservé pour un graphique SmartArt

Pour insérer ce type d’espace réservé, choisissez Graphique Smart Art dans le menu Insérer un espace réservé du ruban.

Ajouter un espace réservé pour une vidéo

Pour insérer un espace réservé pour une vidéo, sélectionnez Media dans le menu Insérer un espace réservé du ruban.

Icônes et Modèles 3D

Dans les dernières versions de PowerPoint, l’espace réservé Contenu vous permettra également d’insérer des Modèles 3D et des Icônes. Une fonction pratique pour enrichir rapidement une diapositive avec des éléments graphiques de qualité.

Ajouter un espace réservé pour tous types de contenus

Si vous devez prévoir une disposition pour laquelle vous ne savez pas exactement la nature du contenu qui sera déposé, vous pouvez utiliser un espace réservé un peu spécial appelé Contenu.

Cet espace pourra accueillir tous les contenus vus précédemment, au bon vouloir de l’utilisateur. Cet espace réservé comme tous les autres peut être formaté, recevoir un effet etc. pour s’intégrer au mieux à votre présentation, quel que soit le contenu qui y sera déposé !

Pour insérer un espace réservé pour tous types de contenus, il vous suffit de sélectionner Contenu dans le menu Insérer un espace réservé du ruban.

Du côté de l’utilisateur final

Je ne traite ici que de la création et de la mise en place des espaces réservés dans le masque des diapositives.

La création et la mise en forme des éléments ne sont pas traitées dans ce support de cours.

 Je ne parviens pas à afficher le nombre total de diapositives ! Où donc se cache cette fonction ?

Effectivement elle est bien cachée.

Tellement bien qu’en réalité, elle n’existe même pas ! Ce n’est tout simplement pas prévu !

Et puis, en y réfléchissant, pourquoi voulez-vous indiquer le nombre de diapositives que contient votre présentation ?

L’important est le message, pas le nombre de diapositives qu’il vous a fallu pour le transmettre à votre auditoire… Non ?

En Conclusion

Durant cette formation, nous avons découvert le masque des diapositives et tous les avantages dont on bénéficie lorsque son usage est maîtrisé.

Ce support de cours vous aidera à vous souvenir des points-clés de la formation et pourra vous servir de référentiel ou d’aide-Mémoire.

J’espère que vous aurez pris plaisir à me suivre durant cette formation et je vous souhaite de réaliser de superbes présentations PowerPoint, faciles à exploiter par les utilisateurs finaux grâce au masque des diapositives.

En Bonus, je vous offre 10 petites règles à suivre pour réussir vos présentations.

Les 10 commandements d’une bonne présentation PowerPoint

1. N’utilisez vos diapositives que comme aide-mémoire !

Les diapositives ne sont là que pour vous rappeler les points-clés de votre présentation, les thèmes que vous devez aborder.

C’est votre discours le plus important. 

2. Valorisez vos messages clés !

Si on pose les yeux sur vos diapositives, on doit y trouver immédiatement l’image ou le mot fort. N’hésitez pas à mettre vos mots clés en évidence.

Jouez avec la taille, la couleur, etc.

3. UNE idée, UNE diapositive !

Ne mettez pas sur la même diapositive deux informations qui n’ont rien en commun.

Si vous devez décomposer un même sujet sur plusieurs diapositives, posez des rappels visuels. Et pas plus de 30 mots par diapositive.

4. Illustrez !

Une image vaut mieux que mille mots. On a tous déjà entendu cette phrase. Sans doute parce qu’elle est absolument vraie.

Alors illustrez, illustrez, illustrez ! 

5. Chouchoutez vos chiffres !

Rien de plus rébarbatif qu’un tableau à lire.

Même si vous avez fait l’effort de le rendre joli, remplacez quand c’est possible vos données chiffrées par des pictogrammes, des chiffres clés illustrés, etc.

6. Soignez vos titres !

Utilisez un langage percutant et dynamique.

Choisissez des phrases d’accroche, des slogans qui inspirent et qui donnent envie d’en savoir plus.

7. Respectez votre charte graphique !

Rien de pire que des présentations sans cohérence graphique. Utilisez les couleurs de votre logo, vos polices, etc.

Donnez à vos présentations un look professionnel !

Pas de photo de mauvaise qualité, pas de clip-arts, restez PRO.

8. Écrivez GROS !

Pensez à ceux qui sont au fond de la salle et qui vont plisser les yeux pour essayer de lire ce que vous avez écrit en corps 8.

Et pendant ce temps là … Ils ne vous écoutent plus ! Rien en dessous de la taille 30 !

9. Haro sur les Transitions / Animations !

Elles doivent être discrètes et doivent servir la présentation. Si elles n’apportent rien, supprimez-les !

10. Captivez votre auditoire ! 

Allez droit au but et racontez une histoire !

Le Cerveau humain est ainsi fait, racontez-lui une histoire et il retiendra mieux l’information. Pensez Story Telling.

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