Introduction
Vous utilisez sereinement un super formulaire dans Google Forms pour collecter des informations depuis des mois quand soudainement, patatras, un vil utilisateur vous a tout cassé supprimant des lignes ou en triant les données !
Moins grave, mais tout aussi gênant, vous avez ajouté ou revu l’ordre des questions et le fichier Google Sheets qui liste les réponses commence à ressembler à du n’importe quoi ?
Pas d’inquiétude, voici comment régler tout ça en quelques clics !
Où sont stockées les réponses ?
Lorsque l’on crée un Google Forms, au début, il n’y a pas de feuille Google Sheets reliée.
Les réponses aux formulaires sont directement visibles en mode édition sur l’onglet Réponses.
Ce n’est qu’à notre demande que cette feuille est créée et ça nous rassure immédiatement sur un point : les réponses aux questions sont bel et bien stockées dans le formulaire Google Forms.
Quand on sait ça, on comprend que le fichier Google Sheets n’est pas important et qu’on peut le supprimer sans crainte de perdre nos précieuses réponses.
Rompre le lien avec le fichier Google Sheets
Il est possible à tout moment de rompre le lien entre le formulaire et la feuille Google Sheets. Pour cela, ouvrez votre formulaire en mode édition et rendez-vous sur l’onglet Réponses.
Cliquez sur le petit widget/menu en haut à droite et sur l’option Supprimer le lien vers le formulaire.
Cette action désolidarise les deux fichiers et aucune réponse ne sera plus envoyée à la feuille Google Sheets.
Envoyer les réponses vers une nouvelle feuille
Votre feuille de calcul est corrompue, en désordre et vous souhaitez remettre tout à plat ?
Vous pouvez associer votre formulaire à une nouvelle feuille de calcul qui sera créée pour l’occasion. Cette feuille de calcul recevra toutes les réponses actuellement stockées dans le formulaire et sera prête à recevoir les nouvelles réponses.
Inutile de rompre manuellement le lien avec l’ancienne feuille. Le simple fait de diriger les réponses vers une nouvelle feuille rompt le lien qui existe avec la feuille précédente.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, laissez le choix sur Créer une feuille de calcul et donnez-lui un nom (ex.: Réponses à mon formulaire).
Cliquez sur Créer et la feuille apparaîtra dans le même dossier que votre formulaire.
Envoyer les réponses vers une feuille de calcul existante
Vous pouvez également envoyer les réponses à une feuille de calcul déjà existante. Pour cela, indiquez la feuille qui devra recevoir vos réponses et un nouvel onglet sera créé à cette fin au sein de la feuille.
C’est très pratique si par exemple votre formulaire sert à alimenter un tableau de bord dans une feuille de calcul que vous avez créée au préalable.
Envoyer les réponses de plusieurs formulaires dans une seule feuille Google Sheets.
Enfin, il est tout à fait possible de faire pointer plusieurs formulaires vers une seule feuille de calcul. Un nouvel onglet sera créé pour chaque formulaire qui pointe vers cette feuille. Pensez à bien nommer vos onglets pour vous y retrouver.
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Top merci
Merci à toi pour ta visite !
Super!
Merci pour certaines petites astuces que je n’avais pas.
Cependant, à la base, je cherchais comment modifier les informations d’entête de colonne sur le document sheet ( ça j’y arrive) mais qu’elles restent ainsi et qu’elles ne rechangent pas à chaque nouvelle réponse.
Si vous avez la solution, je vous remercie!
Elise
Bonjour Elise, plusieurs options s’offrent à vous pour gérer cette problématique.
#1 – Utilisez l’option Description. Prenons l’exemple suivant : Vitre question est : INDIQUEZ LE NIVEAU DE COMPETENCES REQUIS POUR ACCÉDER À CETTE FORMATION. Plutôt que d’écrire cette longue chaîne dans le Tiotre de votre question, écrivez simplement COMPÉTENCES, puis insérez le texte intégral de votre question dans la Description de la question. Pour insérer une description, cliquez sur les trois petits points à droite de votre question dans le formulaire et cliquez sur Description. Un nouveau champ apparaîtra que vous pourrez renseigner. Sur le formulaire, La Question COMPETENCES et la description seront visible, mais sur la feuille Google Sheets, SEUL LE MOT COMPÉTENCES sera visible. (Image ci-dessous)
#2 – Une autre solution consiste à utiliser QUERY. pour ne pas avoir à tout reprendre dans vos formulaires existants, je vous recommande de créer un nouvel onglet sur votre feuille de résultats, de placer sur la première ligne les Entête désirées, puis d’utiliser cette formule pour lister les résultats obtenus depuis la feuille : Réponses au formulaire 1 (si elle s’appelle toujours ainsi dans votre feuille de calcul).
Pour la colonne A la formule est :
=query('Réponses au formulaire 1'!A2:A;"SELECT *"). Pour la colonne B=query('Réponses au formulaire 1'!B2:B;"SELECT *"), etc. pour toutes vos colonnes. Ainsi vous avez le contrôle de vos entêtes de colonne et vous récupérez toute vos données dans un onglet à part.Ce n’est jamais une bonne chose de modifier le fichier qui reçoit les données. Avec ces deux solutions vous pouvez soit traiter le problème en Amont en utilisant la description, soit en AVAL en utilisant une exploitation des données brutes sur un nouvel onglet avec la focntion QUERY. J’espère avoir répondu avec efficacité à votre question !