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Comment gérer les réponses d’un Google Forms

Introduction

Vous utilisez sereinement un super formulaire dans Google Forms pour collecter des informations depuis des mois quand soudainement, patatras, un vil utilisateur vous a tout cassé supprimant des lignes ou en triant les données !

Moins grave, mais tout aussi gênant, vous avez ajouté ou revu l’ordre des questions et le fichier Google Sheets qui liste les réponses commence à ressembler à du n’importe quoi ?

Pas d’inquiétude, voici comment régler tout ça en quelques clics !

Où sont stockées les réponses ?

Lorsque l’on crée un Google Forms, au début, il n’y a pas de feuille Google Sheets reliée.

Les réponses aux formulaires sont directement visibles en mode édition sur l’onglet Réponses.

Ce n’est qu’à notre demande que cette feuille est créée et ça nous rassure immédiatement sur un point : les réponses aux questions sont bel et bien  stockées dans le formulaire Google Forms.

Quand on sait ça, on comprend que le fichier Google Sheets n’est pas important et qu’on peut le supprimer sans crainte de perdre nos précieuses réponses.

Rompre le lien avec le fichier Google Sheets 

Il est possible à tout moment de rompre le lien entre le formulaire et la feuille Google Sheets. Pour cela, ouvrez votre formulaire en mode édition et rendez-vous sur l’onglet Réponses.

Cliquez sur le petit widget/menu en haut à droite et sur l’option Supprimer le lien vers le formulaire.

Cette action désolidarise les deux fichiers et aucune réponse ne sera plus envoyée à la feuille Google Sheets. 

Tout est fini entre nous !

Envoyer les réponses vers une nouvelle feuille

Votre feuille de calcul est corrompue, en désordre et vous souhaitez remettre tout à plat ?

Vous pouvez associer votre formulaire à une nouvelle feuille de calcul qui sera créée pour l’occasion. Cette feuille de calcul recevra toutes les réponses actuellement stockées dans le formulaire et sera prête à recevoir les nouvelles réponses.

Inutile de rompre manuellement le lien avec l’ancienne feuille. Le simple fait de diriger les réponses vers une nouvelle feuille rompt le lien qui existe avec la feuille précédente.

Changement de destination pour les réponses

Dans la fenêtre qui s’ouvre, laissez le choix sur Créer une feuille de calcul et donnez-lui un nom (ex.: Réponses à mon formulaire).

Cliquez sur Créer et la feuille apparaîtra dans le même dossier que votre formulaire.

Une toute nouvelle feuille pour recevoir les réponses

Envoyer les réponses vers une feuille de calcul existante

Vous pouvez également envoyer les réponses à une feuille de calcul déjà existante. Pour cela, indiquez la feuille qui devra recevoir vos réponses et un nouvel onglet sera créé à cette fin au sein de la feuille.

Centralisation en marche !

C’est très pratique si par exemple votre formulaire sert à alimenter un tableau de bord dans une feuille de calcul que vous avez créée au préalable.

Envoyer les réponses de plusieurs formulaires dans une seule feuille Google Sheets.

Enfin, il est tout à fait possible de faire pointer plusieurs formulaires vers une seule feuille de calcul. Un nouvel onglet sera créé pour chaque formulaire qui pointe vers cette feuille. Pensez à bien nommer vos onglets pour vous y retrouver.


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