Voici un petit dossier intéressant pour répondre à une question posée par l’un de mes clients récemment. Il était en train de réaliser un petit dictionnaire de termes techniques – environ 120 pages tout de même – et souhaitait voir apparaître en haut de chaque page le premier et le dernier mot apparaissant sur la page, comme ce que l’on peut voir sur les pages d’un dictionnaire standard.
Ça tombe bien, Word propose tous les outils nécessaires pour réaliser cette tâche automatiquement.
Pour illustrer cet article, je vais utiliser les termes de mon Petit glossaire typographique de l’imprimerie et de la PAO (que vous pouvez retrouver sur mon site internet) – un peu plus de 400 termes expliqués pour ne plus jamais être perdu quand un graphiste ou un imprimeur vous parle.
Cahier des charges
L’objectif est donc d’afficher dans l’entête du document :
- à gauche, le premier mot qui apparaît sur la page,
- à droite, le dernier mot qui apparaît sur la page.
Ces mots doivent se mettre à jour automatiquement en fonction du contenu de la page si j’ajoute ou si je supprime des mots.
Chaque terme le glossaire se présentera de la manière suivante :
- la lettre de l’alphabet ;
- le mot ;
- la classification grammaticale du mot et son contexte d’utilisation ;
- la définition du mot.
A chaque changement de lettre de l’Alphabet, on doit démarrer sur une nouvelle page.
Le mot, la classification grammaticale et la définition ne doivent pas être dissociées. On ne doit pas avoir un mot en fin de page et la classification et la définition sur la page suivante. Il faut que les trois composantes restent unies, quoi qu’il arrive. S’il n’y a pas assez de place, alors les 3 composantes doivent passer à la page suivante.
Création des styles de paragraphe
Je ne vais pas détailler la création des styles, ce n’est pas le sujet de ce tutoriel, mais on va s’attarder sur quelques réglages intéressants dans le cadre de notre exercice.
Nous allons donc devoir créer 4 styles de paragraphe :
- la lettre (00_LETTRE) ;
- le mot (01_MOT) ;
- la classification grammaticale (02_GRAMMAIRE) ;
- la définition (03_DEFINITION).
Astuce : quand vous créez des styles de paragraphe, nommez-les avec un numéro. Ceci a pour effet de les faire apparaître en premier dans la liste des styles, que ce soit dans le bandeau des styles rapides ou le volet des styles.
Astuce : en général, vous pouvez nommer vos styles comme bon vous semble. Cependant, lorsque vous prévoyez d’utiliser le nom d’un style dans un champ (ce qui va être le cas dans notre exercice), il est recommandé de ne pas utiliser d’espace, de caractère accentué ou exotique dans le nom de vos styles, sous peine de ne pas fonctionner dans les champs dynamiques de Word.
Création du style pour la lettre
La lettre introduit une section du dictionnaire. Nous la voulons massive et très visible. J’ai utilisé une police en 40 points et j’ai appliqué une bordure gauche épaisse de 6 points.
Pour régler la bordure, rendez-vous dans le menu Format, choisissez Bordure. Cliquez sur la bordure gauche, choisissez la couleur et une épaisseur de 6 points.
À chaque fois que vous allez saisir une lettre (à priori vous allez en saisir 26), le paragraphe qui suit est forcément un mot. Indiquez donc à Word que le paragraphe qui suit est 01_MOT et vous n’aurez plus à l’indiquer manuellement. Tapez votre lettre, placez le style 00_LETTRE et appuyez sur ENTER. Le style 01_MOT est déjà appliqué.
La lettre doit toujours démarrer une page. Pour ça dans le menu Format, Paragraphe, on va choisir Saut de page avant dans le sous-onglet Enchaînement. Plus besoin de le préciser à Word. Dès que vous appliquez le style 00_LETTRE, la ligne saute à la page suivante.
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Création du style pour le mot
Pour le mot, j’ai choisi une police épaisse également et une couleur noire.
Le seul attribut particulier se situe également dans la section Enchaînement du réglage du paragraphe.
Comme nous l’avons vu dans le cahier des charges, nous voulons que le Mot, la Classification et la Définition restent collés entre eux. Pour ça, on va indiquer pour le style 01_MOT qu’il doit être solidaire avec le paragraphe qui suit. Pour ça on coche la case Paragraphe solidaire.
Création du style pour la classification
Même chose pour l’enchaînement. On indique Paragraphe solidaire pour que la classification colle à la définition.
Création du style pour la définition
Pour la définition, pas de paragraphe solidaire. Par contre, on va cocher la case Lignes solidaires. Ainsi toutes les lignes qui constituent le paragraphe demeureront ensemble car on ne souhaite pas que le paragraphe commence sur une page et finisse sur la suivante.
Petite subtilité pour la Définition. Pour que Lignes solidaires fonctionne comme on le veut, il faudra s’interdire les retours à la ligne et préférer les sauts de lignes manuels.
Une famille unie !
Et voilà, nos styles sont prêts et grâce aux fonctions de l’enchaînement, Le MOT est collé à la GRAMMAIRE qui est collée à la DÉFINITION.
Création de l’entête avec les variables
Première variable : afficher le premier mot de la page
Nous allons placer nos variables dans l’en-tête de la page. Pour cela, rendez-vous dans le menu Affichage, En-tête et pied de page.
Dans l’En-tête, tapez le texte : De …
et cliquez sur le bouton Champ.
Dans la colonne Catégories…, choisissez la famille Liaisons et renvois, et dans Noms de champs, choisissez RéfStyle.
Puis cliquez sur le bouton Options….
Dans la fenêtre Options du champ, cliquez sur l’onglet Styles, puis sélectionnez le style de paragraphe 01_MOT. Cliquez sur le bouton Ajouter au champ.
RéfStyle est un champ prévu pour faire apparaître la première chaîne de caractère qui utilise le style demandé en partant du haut de la page.
Cliquez deux fois sur OK.
Le champ apparaît et affiche le premier mot de la page qui utilise le style de paragraphe 01_MOT.
Seconde variable : afficher le dernier mot de la page
La manipulation est quasiment la même mais nous allons ajouter un commutateur spécial au champ.
Appuyez deux fois sur la touche tabulation pour placer votre curseur à droite de l’en-tête, puis tapez À….
Dans la colonne Catégories…, choisissez la famille Liaisons et renvois, et dans Noms de champs, choisissez RéfStyle.
Puis cliquez sur le bouton Options….
Dans la fenêtre Options du champ, cliquez sur l’onglet Styles, puis sélectionnez le style de paragraphe 01_MOT. Cliquez sur le bouton Ajouter au champ.
Toujours dans la fenêtre Options du champ, cliquez sur l’onglet Commutateurs spéciaux, puis sélectionnez le commutateur \l et cliquez sur le bouton Ajouter au champ.
Le commutateur \l demande à Word d’effectuer la recherche en partant du bas de la page et non du haut.
Validez en cliquant deux fois sur OK.
Et voilà, vos deux variables sont en place et si vous regardez chaque page de votre document, vous pourrez constater que le premier mot de la page apparaît bien en haut à gauche tandis que le dernier mot de la page apparaît bien en haut à droite.
Mission accomplie.
Vous pouvez vérifier le bon fonctionnement de vos champs une fois que vous aurez quitté l’en-tête. Modifiez le premier mot et le dernier mot qui apparaissent sur une page et vous verrez que les champs se mettent à jour immédiatement. Vous pourrez désormais ajouter autant de mots que vous le souhaitez dans votre dictionnaire, l’entête de la page affichera toujours des informations à jour.
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