Chercher efficacement dans Gmail
Petit résumé de la vidéo disponible sur ma chaine youtube. Retrouvez la vidéo au bas de l’article.
Un des outils souvent mal exploité dans Gmail, c’est le moteur de recherche. Venant de Google, il n’est pas étonnant que cette recherche se montre particulièrement efficace !
Regardons un peu ce que ce moteur nous propose …
Recherche de texte simple
Le plus simple c’est de taper des mots clefs dans la zone de recherche. Lorsque l’on tape des mots à rechercher ici, Gmail va chercher dans tous les messages, même ceux qui sont situés dans la corbeille.
Chaque mot clef doit être séparé par une espace mais attention, dans le moteur de recherche, l’espace veut dire ET.
Par exemple, si je tape confidentiel dans la barre de recherche et que je valide, j’ai bien un résultat.
Je recommence, en tapant cette fois-ci bonjour, j’ai un autre résultat.
Mais si je tape confidentiel [espace] bonjour, et que je valide, comme tu peux voir, je n’ai aucun résultat. C’est tout simplement parce que je n’ai aucun mail qui contient à la fois Confidentiel et Bonjour.
Opérateur OU
Au lieu de laisser Gmail utiliser un ET, tu peux le forcer à utiliser un OU. Comme GMAIL parle anglais, il faut lui parler dans sa langue. Ainsi je vais saisir OR (OU en anglais) entre les deux mots ce qui veut dire cette fois Cherche Confidentiel OU bonjour.
Cette fois-ci j’ai deux résultats, les deux mails qui contiennent soit le mot confidentiel, soit le mot bonjour…
Recherche dans les pièces jointes
Quand je dis que Gmail va chercher dans tous les messages, il faut comprendre que la recherche va porter sur absolument tout ce qui compose un message : le destinataire, l’expéditeur, l’objet, le corps du message mais également au cœur des pièces jointes !
Tiens par exemple … ! j’ai reçu un mail il n’y a pas longtemps avec une recette délicieuse de tarte aux myrtilles. Un des ingrédients, c’est de la vanille. Mais elle venait d’où déjà ? Il me suffit de taper vanille dans le moteur de recherche !
Le résultat ne se fait pas attendre et Gmail me propose un mail. Mais comme tu peux le voir, le mot vanille n’apparaît nulle part : ni dans l’objet, ni dans le corps du mail, ni même dans l’email de l’expéditeur.. Alors pourquoi est-ce que j’obtiens ce résultat ?
Parce que si je regarde dans la pièce jointe, le mot Vanille apparaît bien ! Gmail a donc lu la pièce jointe et est donc en mesure d’y retrouver du texte.
Rechercher même dans les images
C’est valable pour tous les types de documents, même les images !
Tu ne me crois pas ?
Regarde : je tape VADOR dans le moteur de recherche… Le résultat affiche un mail, sans objet, sans corps … mais avec une image .. regardons cette image et .. OUI ! VADOR y est inscrit. Grâce à son OCR (la reconnaissance optique de caractère) Gmail a été capable de trouver du texte dans cette image et le moteur de recherche est donc capable de le retrouver.
Impressionnant non ?
Les options de recherche
Si tu regardes attentivement dans la zone de recherche, tu découvrira un menu qui permet d’afficher les options de recherche. Clique dessus pour afficher les options disponibles.
Trouver les emails envoyés par un émetteur particulier
Le champ De: va te permettre de chercher les emails qui te sont envoyés par quelqu’un en particulier. Par exemple, si je mets l’adresse de la sénatrice amidala (amidala@kitcreanet.fr), le moteur ne m’affiche que les mails en provenance de cette adresse.
Je peux faire de même avec ce cher Obi Wan, en tapant son adresse obiwankenobi@kitcreanet.fr, et je ne verrai donc plus que les emails envoyés par Obiwan.
Trouver les mails envoyés par des émetteur de la même entreprise (du même domaine)
Mais si je veux voir tous les mails qui sont envoyés par les personnes qui travaillent dans la même société. Ici la société kitcreanet.fr. Il me suffit d’ôter la première partie de l’adresse email… et ne garder que kitcreanet.fr.
À ce moment-là, je verrai tous les messages envoyés par des personnes qui travaillent dans la société kitcreanet.fr.
Tu peux aussi utiliser l’opérateur OR pour afficher les mails en provenance d’Amidala@kitcreanet.fr OU de obiwankenobi.fr…
Trouver les mails envoyés à une adresse en particulier – Astuce bonus : les alias dans Gmail
Le champ A: est destiné à filtrer les messages envoyés à un destinataire particulier. Tu peux gérer plusieurs adresses dans Gmail, et même des alias de ta propre adresse. Ah tu connais pas cette astuce ?
C’est facile, tu peux ajouter ce que tu veux entre ton identifiant Gmail et @gmail.com. Ici regarde j’utilise un compte dont l’adresse mail est fournisseur.de.solutions@gmail.com. quand j’ai envoyé le mail pour cet exercice, j’ai ajouté +abonnement à l’identifiant ce qui donne fournisseur.de.solutions+abonnement@gmail.com et comme tu peux le voir, ça arrive quand même dans ma boîte. Super pratique…
Bref, si je place cette adresse dans le champ A: je ne verrai que les mails qui ont été envoyés à cette adresse précise.
Trouver des mots spécifiques dans l’objet
Le champ Objet limite la recherche à l’objet du mail. Ainsi si je cherche Tarte OR Aide, je vois bien deux mails dans mes résultats; Mais si je cherche VADOR, je n’ai aucun résultat car aucun mail ne contient VADOR dans l’objet.
Chercher des mots n’importe où
Le champ Contient les mots est le même champ que celui que tu utilises directement depuis la fenêtre de GMAil. La recherche s’effectue donc partout.
Exclure des mots de la recherche
Le champ Ne contient pas permet d’exclure des mots de la recherche.
J’ai un mail qui me donne la recette d’une TARTE aux myrtilles. Dans le document joint au mail, il y a le mot TARTE mais aussi le mot SABLE.
Si je cherche tarte mais que dans le champ Ne contient pas je saisis SABLE, alors je n’aurais aucun résultat car dans ma recette de tarte, il y a le mot SABLE.
Chercher les mails qui pèsent lourd
Le champ taille est très utile quand tu voudras faire un peu de place dans ta messagerie. Si tu tapes ici un poids (en mega octets, kilo octets ou octets) tu pourras trouver tous les messages qui contiennent une pièce jointe volumineuse. Par exemple, si je tape 1 Mo, un message apparaît. Le poids du mail et de l’image cumulés pèsent donc 1Mo ou plus.
Chercher par plage de date
Si tu ne sais plus du tout ce que contenait le mail que tu cherchais, tu peux chercher via une plage de date. Saisis une date dans le calendrier et indique l’étendue avant / après cette date pour voir tous les messages de cette période.
Par exemple, je vais chercher les mails à la date du 19 septembre 2023, je laisse l’étendu réglée sur 1 jour, ce qui veut dire que Gmail va chercher jusqu’à un jour avant et un jour après, soit du 18 au 20 septembre… Je valide et je n’ai aucun résultat.
SI j’étends la plage à 3 jours….
, cette fois-ci j’ai bien un résultat puisque j’ai reçu ce mail le 21 septembre. (note la manière dont Gmail a traduit ta demande avec des opérateurs.)
Chercher dans un libellé particulier
Par défaut, Gmail cherche dans le libellé Tous les messages. Tu peux changer ça en choisissant par exemple le libellé Messages envoyés. La recheche ne s’effectuera donc que dans les messages porteurs de ce libellé.
Chercher uniquement les mails qui contiennent une pièce jointe
Enfin, tu peux chercher uniquement dans les mails qui contiennent une pièce jointe.
Par exemple, si je cherche aide OR tarte, dans les message qui contiennent une pièce jointe, je n’aurai qu’un seul résultat… Bien que j’ai un message qui contient AIDE dans ma boîte de réception, comme il n’a pas de pièce jointe, il n’est pas pris en compte.
Les opérateurs
Dernière chose, quand tu utilises le moteur de recherche, tu as sans doute remarqué que les réglages que tu as fait dans le panneau ont été convertis en une ligne de commande dans le champ de recherche. En effet, le panneau d’option te permet d’utiliser des opérateurs de façon aisée sans avoir à les taper toi-même. Mais une fois que tu les connaîtras, tu pourras si tu le veux les taper directement.
Le plus utile, c’est l’opérateur from: (l’équivalent du champ De:).
Si je tape from:amidala, et que je valide, le résultat s’affiche. Et voilà quelques clics d’économisés…
Mais il existe des opérateurs qui ne sont pas disponibles depuis le panneau d’option.
Par exemple, si tu veux trouver très rapidement de vieux mails pour les mettre à la poubelle, tu peux utiliser l’opérateur AVANT (before en anglais).
before:2023/10/01 va lister tous les mails dont la date est antérieure au 1er octobre 2023… Attention, la date doit être écrite format américain, à l’envers !
Année / Mois / jour… Sois prudent avec cette commande !
Tu peux aussi lister tous les mails non lus : toujours en anglais tape has:unread.. et tous tes messages non lus apparaîtront.
Pour voir tous les opérateurs disponibles, clique sur le petit point d’interrogation, puis sur Aide et dans le champ de saisie, tape opérateurs. Te voila devant la liste de tous les opérateurs compatibles avec Gmail.
La liste des opérateurs sur le site de Google : https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=fr
En combinant ces différents opérateurs, tu peux réussir à faire des choses assez extraordinaires, mais nous verrons ça dans un prochain article !
Voila tu sais tout ce qu’il y a a savoir sur le moteur de recherche de Gmail…
Reste curieux, et que la Force soit avec toi !