Comment réaliser une fusion de données sous Affinity Publisher (épisode 1)

Introduction

Aujourd’hui je vous propose de parler de fusion de données sous Affinity Publisher.

Ce tuto fait suite à une question qui m’a été posée par un visiteur qui souhaite faire des cartes de visite pour chacun de ses membres.

Préparation de la fusion de données

Pour bien faire, je vous recommande de mettre tous les éléments nécessaires à la fusion de données dans un même dossier.

À minima, pour faire nos cartes de visite, nous allons avoir besoin des éléments suivants :

un fichier Excel qui contient les données à fusionner ;
une image de fond (si vous souhaitez utiliser une image) ;
deux pictogrammes (pour le téléphone et le mail) ;
les photos de vos membres, idéalement dans un dossier dédié.

Les photos

Prévoyez des photos de bonne qualité si c’est pour une impression professionnelle (300 dpi minimum) et de préférence des photos carrées avec le visage des personnes bien au centre.

Nous allons insérer ces photos dans des zones rondes, et si vos photos ne sont pas carrées, vous aurez des positionnements inadaptés (même s’il est possible de réajuster, l’idée c’est de n’avoir rien à faire et que tout se positionne de façon automatique).

Une image carrée, c’est plus simple pour automatiser la fusion de données

Le fichier Excel

Votre fichier Excel doit comporter une base de données correctement préparée :

la table de données doit commencer en A1,
la première ligne doit contenir vos champs (nom, prénom, tel, etc.),
chaque ligne suivante doit comporter les informations pour chaque membre de l’association.

Une base de données sous Excel bien construite

Dans notre base de données nous avons 7 champs, mais nous n’en utiliserons que 5. Le champ Prénom et Nom contient les données des deux champs précédents.

Nous allons donc afficher sur nos cartes :

le prénom, suivi du nom ;
la fonction du membre dans l’association ;
Son numéro de téléphone ;
son adresse email ;
et le chemin vers sa photo.

Dans notre exemple, toutes les photos se trouvent dans un dossier qui s’appelle Photos.

Création du gabarit

Créer le document

Ouvrez Affinity Publisher, et choisissez le menu Fichier / Nouveau
(ou ⌘ M).

Dans les différents préréglages qui vous sont proposés, allez dans la section Imprimerie, puis choisissez un modèle Carte de visite. Vous obtiendrez un document au bon format soir 88 mm x 55 mm.

Effectuez les éventuels réglages de mise en page (ici une marge de 3 mm par exemple). Si votre imprimeur réclame des fonds perdus, pensez à les régler également (en général, 3 mm suffisent).

Puis cliquez sur le bouton Créer.

Le format carte de visite 88 x 55 mm est déjà disponible dans Affinity Publisher

Placement de l’image de fond

Dans le menu Fichier, choisissez la fonction Insérer (ou le raccourci ⇧ ⌘ M), puis allez chercher votre image. Placez l’image de façon à ce qu’elle recouvre la totalité de la carte de visite (fonds perdus compris si vous en avez).

Ne pas hésiter à dépasser de la zone de travail

Pour éviter de déplacer ce fond par mégarde, verrouillez le calque.

Positionnement des éléments texte

Positionnez vos textes sur la carte de visite. Utilisez les tailles et les polices de votre choix. Le contenu des champs n’est pas important car il va être remplacé plus tard par les éléments de votre base de données. La seule chose qui doit vous préoccuper ici c’est la taille et l’aspect de vos différents éléments.

Pas mal.. Bon, ok, pas terrible, mais on ne juge pas l’esthétique ici 😉

Positionnement de la photo

Pour la photo, nous allons utiliser l’outil Cadre d’image elliptique. C’est un placeholder, une zone de dépôt dans laquelle chaque photo viendra se loger automatiquement.

Pour mieux voir cette zone de dépôt, vous pouvez lui donner une couleur de fond. Cette couleur n’a aucune importance puisqu’elle sera masquée par la suite par la photographie.

Voila, notre carte de visite est prête à accueillir les champs de fusion.

Connexion de la source de données

Il faut maintenant connecter la source de données à notre gabarit.

Dans le menu Document, choisissez le menu Gestionnaire de fusion de données …

Puis dans la fenêtre du gestionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter une source de fusion de données.

Faire la liaison avec la base de données Excel et Affintiy Publisher

Allez chercher votre fichier Excel, et cliquez sur Ouvrir

Le fichier Excel chargé, vous pouvez constater qu’il affiche la Feuil1 (si votre tableau se trouve dans un autre onglet, vous pouvez le changer ici) et qu’il a trouvé 7 champs et 10 enregistrements dans la base de données.

Ne cochez pas la case Aperçu avec enregistrement pour le moment, nous y reviendrons. Ne fermez pas la fenêtre, réduisez là ou mettez la dans un coin pour le moment.

On vérifie que nous pointons vers les bonnes données

Insertion des champs de fusion

Dans le menu Texte, choisissez l’option Insérer, puis Champs, puis Plus …

Dans la fenêtre qui s’ouvre, c’est la partie inférieure qui nous intéresse : on y retrouve notre source de fusion de données et tous les champs que nous pouvons exploiter.

Placement des champs de fusion texte

Sélectionnez tout le texte Prénom & Nom dans votre gabarit (placez votre curseur dans la zone de texte puis utilisez le raccourci ⌘ A. ) et ce texte étant sélectionné, faites un double clic sur le champ de fusion Prénom & Nom. Le contenu de la zone de texte est remplacé par le champ de fusion reconnaissable car il est entouré des symboles < & >.

Faites de même pour les champs :

fonction
téléphone
adresse mail

Une petite animation qui montre l’insertion du champ de fusion dans Affinity Publisher

Placement du champ de fusion pour l’image

Sélectionnez le cercle et double cliquez sur le champ de fusion photo. Vous ne verrez rien apparaître dans ou à la place du cercle. C’est normal.

Prévisualisation de la fusion

Maintenant que tous nos champs de fusion sont en place, il est temps de prévisualiser votre travail avant de lancer la fusion finale.

Retrouvez la fenêtre du gestionnaire de fusion de données qui doit être quelque part sur votre écran. Si vous l’avez perdue de vue, vous pouvez la retrouver dans le menu Document, Gestionnaire de fusion de données.

Cliquez sur la case Aperçu avec enregistrement.

Pour avoir un aperçu de la fusion en cours

Vous devriez voir le premier enregistrement de votre base de données apparaître sur la carte de visite.

En utilisant les flèches situées juste en dessous de cette case, vous pouvez faire défiler les différents enregistrements pour contrôler que tout se passe bien :

Lancer la fusion de données

Dernière étape, tout est prêt nous allons pouvoir générer le fichier définitif. Un PDF, avec une carte de visite sur chaque page, que nous pourrons envoyer à l’imprimeur.

Pour cela, cliquez sur le bouton Générer du Gestionnaire de fusion de données.

Après quelques secondes de travail, votre nouveau document s’affiche. La fusion de données a généré une page pour chaque carte de visite.

Le document fusionné est créé ! Ouahh ! à peine quelques seconde de travail ! Bravo Affinity !

Création du fichier PDF

Il ne vous reste plus qu’à en faire un PDF.

Fichier > Exporter.

Choisir le format PDF, et une résolution à 300 DPi pour une bonne qualité d’impression.

Voilà, c’est ici que ce tuto s’achève, je vous invite si vous le souhaitez à le regarder en vidéo sur ma chaîne Youtube.

Bonne journée à vous et bon publipostage !

Commentez, partagez ! À bientôt.

Le tuto en vidéo à retrouver sur ma chaine Youtube.

Crédit image : le fond de la carte de visite vient du site PEXELS.COM Aucun des visages présents dans cette vidéo n’existe et c’est grâce à l’intelligence artificielle qui sévit sur ce site : https://thispersondoesnotexist.com/, très pratique si vous avez besoin d’utiliser des visages sans avoir à vous soucier des « droits à l’image ».